Eine Panne kommt nie zum richtigen Zeitpunkt. Ob auf einer Baustelle, in einer Werkstatt oder in einem über mehrere Standorte verteilten Fuhrpark – der unerwartete Ausfall einer Maschine kann ein ganzes Team ausbremsen. Zu den Reparaturkosten kommen dann noch versteckte Kosten hinzu: unproduktive Arbeitsstunden, Verzögerungen, Vertragsstrafen, die kurzfristige Anmietung von Geräten oder der Kauf eines Werkzeugs, das anderswo bereits verfügbar ist.
Ein nicht ausgetauschter Filter, ein nicht überprüfter Ölstand oder eine versäumte Kontrolle können bereits ausreichen, um eine Maschine außer Betrieb zu setzen. Komplizierter wird es, wenn die Geräte gemeinsam genutzt werden: Ein Verantwortlicher weiß vielleicht, dass eine Arbeitsbühne überprüft werden muss, kennt aber weder die aktuelle Baustelle noch die Person, die sie gerade benutzt.
Die wirtschaftlichen Auswirkungen sind beträchtlich. In seinem Bericht „The True Cost of Downtime 2024“ schätzt Siemens, dass ungeplante Ausfälle umgerechnet 11 % des Umsatzes der 500 weltweit größten Unternehmen ausmachen. Natürlich erleiden nicht alle Unternehmen Verluste in dieser Größenordnung, doch für ein KMU gilt derselbe Grundsatz: Es ist besser, eine Stunde für eine planmäßige Wartung aufzuwenden, als einen ganzen Tag mit der Behebung eines Ausfalls zu verlieren.
Ein Plan zur vorbeugenden Instandhaltung ermöglicht es gerade, von einer improvisierten Verwaltung zu einer strukturierten Organisation überzugehen. Er legt fest, welche Anlagen überwacht werden müssen, welche Aufgaben zu erledigen sind, in welchen Abständen dies geschieht, wer dafür verantwortlich ist und welche Nachweise aufzubewahren sind. Für ein Unternehmen, das an mehreren Baustellen oder Standorten tätig ist, bietet er einen gemeinsamen Überblick über den Maschinenpark und verhindert, dass Informationen in einem Notizbuch, einem E-Mail-Postfach oder im Gedächtnis eines einzelnen Mitarbeiters verloren gehen.
Was ist ein Plan für vorbeugende Wartung?
Ein Plan zur vorbeugenden Instandhaltung ist ein Dokument oder ein strukturiertes System, mit dem Wartungsarbeiten geplant werden, bevor es zu einem Ausfall kommt. Er kann sich auf Industriemaschinen, Baumaschinen, Elektrowerkzeuge, Fahrzeuge, Stromaggregate, Kompressoren, Leitern oder auch Sicherheitsausrüstung beziehen.
Für jedes Gerät sind im Plan die Prüfungen, die Häufigkeit, der Verantwortliche, die erforderlichen Ressourcen und die Art und Weise der Erfassung des Eingriffs festgelegt. Manche Maßnahmen sind einfach; andere erfordern einen qualifizierten Techniker, eine externe Stelle oder die vorübergehende Außerbetriebnahme des Geräts.
Die vorbeugende Instandhaltung unterscheidet sich in erster Linie von der korrektiven Instandhaltung. Letztere kommt erst nach dem Auftreten einer Störung zum Einsatz: Eine Maschine fällt aus, und das Unternehmen repariert sie anschließend. Der korrektive Ansatz bleibt für unvorhersehbare Zwischenfälle zwar notwendig, sollte jedoch nicht die einzige Methode zur Verwaltung wichtiger Anlagen sein.
Sie unterscheidet sich auch von der vorausschauenden Instandhaltung. Diese stützt sich auf Daten wie Schwingungen, Temperatur, Druck oder Betriebsstunden, um Anzeichen für einen Ausfall zu erkennen. Die vorbeugende Instandhaltung orientiert sich hingegen eher an einem Zeitplan, einer bestimmten Betriebsstundenzahl oder einem festgelegten Zyklus. Beide Ansätze können sich ergänzen: So wird beispielsweise alle sechs Monate eine Wartung geplant, während bestimmte Daten es ermöglichen, früher einzugreifen, wenn der tatsächliche Zustand der Maschine dies erfordert.
Das Ziel besteht also nicht darin, alle Geräte so oft wie möglich zu warten. Vielmehr geht es darum, die richtige Maßnahme am richtigen Gerät und zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen, wobei die Empfehlungen des Herstellers, die tatsächliche Nutzung, die Umgebungsbedingungen und das Risikoniveau zu berücksichtigen sind.
Warum sollte man einen Plan für vorbeugende Wartung einführen?
Ein gut durchdachter Plan verbessert die Verfügbarkeit des Maschinenparks, doch seine Vorteile gehen über die reine Vermeidung von Ausfällen hinaus.
Ungeplante Ausfälle reduzieren
Durch regelmäßige Inspektionen lassen sich Verschleißerscheinungen, Undichtigkeiten, ungewöhnliche Geräusche oder lockere Teile erkennen, bevor es zu einem vollständigen Ausfall kommt. Die Reparatur kann dann zu einem Zeitpunkt geplant werden, an dem der Betriebsausfall am wenigsten ins Gewicht fällt, beispielsweise zwischen zwei Baustellen oder in einer Phase mit geringem Arbeitsaufkommen.
Durch diese vorausschauende Planung können die erforderlichen Teile, Werkzeuge und Fachkräfte bereitgestellt werden. So vermeidet das Unternehmen Eilbestellungen und lange Ausfallzeiten, die durch das Warten auf ein Bauteil entstehen.
Die Lebensdauer der Anlagen verlängern
Gut gewartete Geräte behalten länger ihre Leistungsfähigkeit. Durch Reinigung, Schmierung, den Austausch von Verschleißteilen und die Einhaltung der Einstellungen lässt sich vorzeitiger Verschleiß vermeiden. Bei teuren Geräten können schon wenige zusätzliche Betriebsjahre eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten.
Reparaturkosten senken
Eine kleine Störung lässt sich in der Regel kostengünstiger beheben als ein größerer Ausfall. Der Austausch eines abgenutzten Riemens ist kostengünstiger als die Behebung der durch dessen Bruch verursachten Schäden. Vorbeugende Wartung begrenzt zudem die indirekten Kosten: Notfallmiete, zusätzliche Fahrten, Überstunden und Produktivitätsverluste.
Die Sicherheit der Teams verbessern
Ein defektes Gerät kann den Benutzer und Personen in der Nähe gefährden. Eine beschädigte Schutzvorrichtung, ein abgenutztes Stromkabel, eine defekte Bremse oder eine brüchige Leiter stellen nicht nur ein Ausfallrisiko dar.
Der Plan muss Sicherheitskontrollen und ein klares Verfahren für den Fall vorsehen, dass eine Störung festgestellt wird. Die betroffene Ausrüstung muss gemeldet, außer Betrieb genommen und vor jeder erneuten Nutzung repariert werden können.
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Belgien und Frankreich
In Belgien enthält das Gesetz über das Wohlbefinden am Arbeitsplatz allgemeine und spezifische Bestimmungen zu Arbeitsmitteln. Bestimmte Geräte unterliegen Prüfungen, für die entweder ein festgelegter Turnus oder die Hinzuziehung eines zugelassenen externen Dienstleisters vorgeschrieben ist. In Frankreich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsmittel in einem konformen Zustand zu halten und die entsprechenden Prüfungen zu organisieren, insbesondere für bestimmte Hebezeuge und Hebezubehör.
Die Verpflichtungen variieren je nach Art der Anlage, ihrer Nutzung und den damit verbundenen Risiken. Ein interner Plan ersetzt zwar keine behördliche Überprüfung durch eine zuständige Stelle, hilft jedoch dabei, Fristen zu erfassen und Berichte aufzubewahren.
Bestimmte Gerätekategorien unterliegen vorgeschriebenen regelmäßigen Überprüfungen, deren Fristen und Berichte ordnungsgemäß nachverfolgt werden müssen.
Die Rückverfolgbarkeit ist von entscheidender Bedeutung: Datum der Überprüfung, Identität des Durchführenden, Feststellungen, festgestellte Mängel und ergriffene Maßnahmen. Im Falle eines Audits, eines Unfalls oder einer Kundenanfrage muss das Unternehmen nachweisen können, dass die Überprüfungen durchgeführt wurden.
Die unverzichtbaren Bestandteile eines guten Plans zur vorbeugenden Instandhaltung
Ein nützlicher Plan muss detailliert genug sein, um den Teams als Orientierung zu dienen, aber gleichzeitig einfach genug, um tatsächlich umgesetzt werden zu können. Die folgenden Punkte bilden eine solide Grundlage.
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Element
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Erforderliche Angaben
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Beispiel
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Identifizierung
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Eindeutige Nummer, Kategorie, Marke, Modell und Seriennummer
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Kompressor COM-024
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Lokalisierung
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Lager, Fahrzeug, Werkstatt oder aktuelle Baustelle
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Baustelle Brüssel-Zentrum
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Kritikalitätsgrad
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Auswirkungen eines Ausfalls auf Sicherheit, Betriebsablauf und Kosten
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Hohe Kritikalität
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Aufgaben
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Überprüfungen, Reinigung, Einstellungen und auszutauschende Teile
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Entleeren und Überprüfen der Schläuche
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Auslöser
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Datum, Betriebsstunden, Zyklen oder festgestellter Zustand
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Alle 500 Stunden
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Verantwortlicher
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Mitarbeiter, Techniker, Lieferant oder externe Organisation
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Materialverantwortlicher
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| Ressourcen |
Teile, Verbrauchsmaterialien, Vorgehensweise und voraussichtliche Dauer
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Filter, Öl
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| Status |
zu planen, geplant, in Bearbeitung, abgeschlossen oder gesperrt
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Geplant für den 15. September
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| Beweise |
Bericht, Foto, Rechnung, Unterschrift oder Bescheinigung
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Unterzeichneter Bericht und Foto
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| Nächster Termin |
Datum oder Zählerstand, ab dem Maßnahmen zu ergreifen sind
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um 25:00 Uhr
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Der Plan muss außerdem das Vorgehen festlegen, das bei der Feststellung eines Fehlers zu befolgen ist. Dass ein Eingriff als abgeschlossen gilt, bedeutet nicht automatisch, dass die Anlage wieder betriebsbereit ist. Bleibt eine kritische Störung bestehen, muss deren Status sichtbar bleiben und die Nutzung der Anlage gesperrt werden.
So erstellen Sie Schritt für Schritt einen Plan für vorbeugende Wartung
Die Erstellung eines Plans erfordert nicht, dass alles auf einmal umgestellt wird. Ein Unternehmen kann mit seinen teuersten oder wichtigsten Anlagen beginnen und das Konzept dann schrittweise ausweiten.
1. Alle Geräte identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, ein zuverlässiges Inventar zu erstellen. Jedes Gerät erhält eine eindeutige Kennung sowie relevante Informationen: Marke, Modell, Seriennummer, Kaufdatum, Garantie, Standort und technische Dokumentation.
Bei dieser Bestandsaufnahme werden oft Doppelbestände, ungenutzte Werkzeuge oder Geräte entdeckt, deren Standort niemand kennt. So kann ein Unternehmen beispielsweise feststellen, dass es ein Werkzeug mietet, obwohl sich ein gleichwertiges Modell in einem anderen Lager befindet.
2. Kritische Anlagen priorisieren
Nicht alle Anlagen erfordern das gleiche Maß an Überwachung. Der Ausfall einer Bohrmaschine, die leicht ausgetauscht werden kann, hat nicht die gleichen Auswirkungen wie der Stillstand eines Krans, eines zentralen Kompressors oder eines für die Baustelle unverzichtbaren Stromaggregats.
Um die Kritikalität zu bestimmen, müssen die Auswirkungen auf Sicherheit, Produktion, Termine, Qualität und Kosten bewertet werden. Dabei sind auch die Reparaturdauer und die Verfügbarkeit von Ersatzausrüstung zu berücksichtigen. Diese Analyse hilft dabei, die Ressourcen dort zu bündeln, wo sie den größten Mehrwert schaffen.
3. Festlegung der Wartungsaufgaben
Die Aufgaben müssen konkret und verständlich sein. Eine Anweisung wie „die Maschine überprüfen“ ist zu vage. Besser ist es, genau anzugeben: Ölstand prüfen, Schläuche kontrollieren, Filter reinigen, Not-Aus-Schalter testen und Zählerstand ablesen.
Die Empfehlungen des Herstellers bilden den Ausgangspunkt, der durch die Erfahrung der Techniker, die tatsächlichen Einsatzbedingungen und die gesetzlichen Anforderungen ergänzt werden muss. Eine staubige Umgebung kann beispielsweise eine häufigere Reinigung erforderlich machen.
4. Die Häufigkeit der Maßnahmen festlegen
Die Wartung kann entweder zeitabhängig – wöchentlich, vierteljährlich oder jährlich – oder nutzungsabhängig – nach Betriebsstunden, Kilometern oder Zyklen – durchgeführt werden. Manchmal ist eine Kombination aus beidem erforderlich.
Nehmen wir als Beispiel einen Gabelstapler: Vor jedem Arbeitsbeginn kann eine Sichtprüfung durchgeführt werden, nach einer bestimmten Betriebsstundenzahl eine Wartung und gemäß den geltenden Fristen eine vorgeschriebene Überprüfung. Die Häufigkeit muss angepasst werden, wenn sich Zwischenfälle häufen oder umgekehrt, wenn wiederholte Maßnahmen keinen Mehrwert bringen.
5. Daten zentralisieren
Technische Datenblätter, Berichte, Rechnungen, Fotos und Kommentare müssen dem jeweiligen Gerät zugeordnet werden. Durch diese Zentralisierung entfällt die Suche nach Informationen in mehreren Dateien oder bei einem abwesenden Kollegen.
Dies ist insbesondere in Umgebungen mit mehreren Standorten von großer Bedeutung. Ein Verantwortlicher in der Zentrale muss die Historie eines Geräts einsehen können, das von Lüttich nach Lille verlegt wurde, ohne die Nachverfolgung von vorne beginnen zu müssen.
6. Erinnerungen und Nachfassaktionen automatisieren
Ein in einer Tabelle eingetragener Termin ist nur dann von Nutzen, wenn jemand ihn zum richtigen Zeitpunkt einsieht. Automatische Erinnerungen benachrichtigen die Verantwortlichen vor dem geplanten Termin und können eine Mahnung auslösen, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist.
Auf einer Baustelle kann ein auf der Ausrüstung angebrachter QR-Code den Zugriff auf deren Datenblatt ermöglichen. Der Benutzer meldet eine Störung, fügt ein Foto hinzu oder bestätigt eine Überprüfung über sein Smartphone. Die Information wird dann sofort weitergeleitet, ohne dass man darauf warten muss, dass ein Papierformular ins Lager zurückgeschickt wird.
7. Die Ergebnisse messen
Ein Plan muss sich anhand der Daten weiterentwickeln. Für den Anfang reichen schon einige einfache Kennzahlen aus: Anzahl der Ausfälle, Ausfallzeiten, Wartungskosten, Anteil der rechtzeitig durchgeführten Einsätze und Anteil der verfügbaren Anlagen.
Nehmen wir an, bei einem Bestand von zwanzig Stromaggregaten sind innerhalb von sechs Monaten zwölf Ausfälle aufgetreten. Nach der Einführung von Kontrollen der Füllstände, Filter und Batterien sinkt diese Zahl im folgenden Zeitraum auf fünf. Das Unternehmen verfügt nun über ein konkretes Ergebnis, muss aber auch die verbleibenden fünf Vorfälle untersuchen, um den Plan zu verbessern.
Konkretes Beispiel für einen Plan zur vorbeugenden Instandhaltung
Nehmen wir den Fall eines Unternehmens, das auf seinen Baustellen mehrere mobile Kompressoren einsetzt. Jedes Gerät erhält eine Kennung und einen QR-Code. Vor dem Einsatz führt der Bediener eine Sichtprüfung durch: Zustand der Schläuche, Ölstand, mögliche Undichtigkeiten und Sicherheitseinrichtungen. Es wird alle 250 Stunden eine Warnmeldung für die Filterreinigung und alle 500 Stunden für die vom Hersteller vorgesehene technische Wartung programmiert.
Sobald der Zähler 450 Stunden erreicht, erhält der Verantwortliche eine Benachrichtigung. Er sieht, dass sich der Kompressor auf einer Baustelle in Namur befindet, und plant dessen vorübergehenden Austausch für zwei Tage später. Der Techniker hält den benötigten Filter und das Öl bereits im Voraus bereit. Nach dem Einsatz erfasst er die durchgeführten Arbeiten, fügt ein Foto des Zählers hinzu und legt den nächsten Termin fest.
Stellt der Bediener in der Zwischenzeit ein Leck fest, scannt er den QR-Code, wählt „kritische Störung“ aus und fügt ein Foto hinzu. Der Kompressor wechselt in den Status „nicht verfügbar“. Die anderen Teams sehen sofort, dass er nicht gebucht werden kann. Dieser Prozess verringert das Risiko einer gefährlichen Nutzung und verhindert, dass defektes Gerät einfach auf eine andere Baustelle verlegt wird.
Häufige Fehler, die bei einem Plan zur vorbeugenden Instandhaltung vermieden werden sollten
Der erste Fehler besteht darin, die Verwaltung auf mehrere Excel-Dateien zu verteilen. Eine Tabelle mag für einen kleinen, stabilen Bestand ausreichen, wird jedoch anfällig, wenn mehrere Personen sie bearbeiten oder die Geräte den Standort wechseln. Es entstehen immer mehr Versionen, die Daten sind nicht mehr synchronisiert und die Erinnerungen hängen von einer manuellen Kontrolle ab.
Ein weiteres Problem ist das Fehlen von Verlaufsdaten. Wenn nur der nächste Termin gespeichert wird, ist es unmöglich, wiederkehrende Störungen nachzuvollziehen, die Kosten zu verfolgen oder zu überprüfen, ob eine Kontrolle tatsächlich durchgeführt wurde.
Eine ungeeignete Wartungshäufigkeit kann ebenfalls dazu führen, dass der Plan wirkungslos bleibt. Zu lange Wartungsintervalle erhöhen das Ausfallrisiko. Übermäßige Wartungsmaßnahmen führen zu unnötigen Ausfallzeiten der Geräte und verbrauchen noch brauchbare Ersatzteile. Die Wartungshäufigkeit muss entsprechend den Empfehlungen, den Einsatzbedingungen vor Ort und den beobachteten Ergebnissen angepasst werden.
Zudem ist darauf zu achten, dass interne Wartungsarbeiten und behördliche Kontrollen nicht miteinander verwechselt werden. Eine von einem Betreiber durchgeführte Überprüfung ersetzt nicht die vorgeschriebene Inspektion durch eine externe Stelle, sofern diese vorgeschrieben ist. Beide Arten von Maßnahmen müssen klar voneinander abgegrenzt werden.
Schließlich kann ein Unternehmen nicht von Prävention sprechen, wenn es erst nach dem Auftreten von Störungen handelt. Oft wird Zeitmangel als Grund für die Verschiebung von Wartungsarbeiten angeführt, doch jede Verschiebung erhöht die Wahrscheinlichkeit eines längeren Ausfalls. Die Geschäftsleitung muss daher spezielle Zeitfenster, Zuständigkeiten und ein entsprechendes Budget vorsehen.
Warum sollte man eine Software zur Verwaltung der vorbeugenden Instandhaltung einsetzen?
Eine Instandhaltungssoftware oder ein Instandhaltungsmanagementsystem (GMAO) erfasst Anlagen, Aufgaben, Termine und den Verlauf zentral. Im Gegensatz zu einem isolierten Kalender verknüpft es jeden Einsatz mit der betreffenden Anlage und bietet den berechtigten Teams einen aktuellen Überblick.
Die Verantwortlichen erhalten Benachrichtigungen vor Ablauf einer Frist, überfällige Maßnahmen bleiben sichtbar, und der nächste Termin kann bereits beim Abschluss einer Aufgabe berechnet werden. Die Techniker erfassen ihre Maßnahmen direkt vor Ort.
QR-Codes vereinfachen diesen Vorgang noch weiter. Ein einfacher Scan genügt, um das Gerät zu identifizieren, seinen Status abzurufen oder einen Defekt zu melden. Diese Methode verringert Eingabefehler, insbesondere wenn mehrere identische Maschinen zwischen verschiedenen Standorten hin- und herbewegt werden.
Die Software erleichtert zudem die Steuerung mehrerer Standorte. Der Verantwortliche filtert die Geräte nach Baustelle und überprüft die geplanten Vorgänge. Der Verlauf bleibt mit dem Anlagegut verknüpft, auch wenn dieses den Standort wechselt.
Ein umfassendes Instandhaltungsmanagementsystem ist jedoch nicht immer erforderlich. Die Wahl hängt von der Größe des Maschinenparks, der Komplexität der Einsätze und den Anforderungen des Unternehmens ab. Für Unternehmen, deren Priorität darin besteht, den Standort der Werkzeuge zu kennen und gleichzeitig ihre Inspektionen und Wartungsarbeiten zu strukturieren, lässt sich eine Lösung, die die Bestandsverfolgung und Wartungsbenachrichtigungen kombiniert, möglicherweise einfacher implementieren.
Wie HeronTrack die vorbeugende Wartung von Anlagen erleichtert
HeronTrack verbindet die Verwaltung von Arbeitsgeräten mit deren Ortung. Dieser Ansatz löst ein ganz konkretes Problem: Es ist unmöglich, die Wartung eines Arbeitsgeräts effizient zu organisieren, wenn man nicht weiß, auf welcher Baustelle es sich befindet.
Die Plattform fasst den Bestand und den letzten bekannten Standort der Geräte zusammen. Dank GPS/LTE- oder Bluetooth-Technologien – je nach Gerätetyp – verfügen die Verantwortlichen über einen aktuellen Überblick über ihren Gerätepark. Sie können ein Gerät ausfindig machen, seinen Standort ermitteln und dessen Außerbetriebnahme für Wartungsarbeiten besser organisieren.
Automatische Benachrichtigungen helfen dabei, Wartungs- und Inspektionstermine im Blick zu behalten. In der Historie werden durchgeführte Maßnahmen, Berichte und Informationen gespeichert, die für die Rückverfolgbarkeit wichtig sind. So können die Teams überprüfen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden, bevor sie ein Gerät wieder in Betrieb nehmen oder an eine andere Baustelle verlegen.
Durch die Erfassung der Betriebsstunden lässt sich zudem über einen für alle Maschinen einheitlichen Zeitplan hinausgehen. Ein stark beanspruchtes Gerät kann seine Wartungsschwelle schneller erreichen als ein selten genutztes Modell. Indem das Unternehmen bestimmte Wartungsmaßnahmen am tatsächlichen Einsatz orientiert, vermeidet es sowohl Verzögerungen als auch vorzeitige Wartungen.
HeronTrack ersetzt weder das Fachwissen eines Technikers noch die gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen. Die Lösung bietet vielmehr einen Rahmen für die Bestandsaufnahme, Ortung, Planung, Benachrichtigung und Dokumentation. So unterstützt sie die Verantwortlichen dabei, eine Reihe von vereinzelten Maßnahmen in einen strukturierten Prozess umzuwandeln.
Um mehr über die Funktionen zur Standortbestimmung, zu Warnmeldungen und zur Flottenverwaltung zu erfahren, besuchen Sie die Seite zur HeronTrack-Software zur Geräteverfolgung.
