Comment faire un inventaire de stock ?

Points clés à retenir :

·      Définition et objectifs : Un inventaire de stock consiste à comptabiliser physiquement toutes les marchandises ou équipements en stock, puis à les valoriser, afin de vérifier la cohérence entre le stock théorique (dans le système) et le stock réel. C’est une procédure indispensable pour clôturer les comptes annuels et détecter d’éventuelles erreurs de gestion ou pertes de produits.

·      Obligation légale : En France, la loi impose à toute entreprise commerciale de réaliser au moins un inventaire par an afin de contrôler l’existence et la valeur des éléments d’actif et de passif. En pratique, beaucoup d’entreprises font un inventaire général en fin d’exercice comptable, sauf si un suivi permanent ou tournant est en place.

·      Types d’inventaires : On distingue plusieurs types d’inventaires selon la fréquence et la méthode : l’inventaire annuel (une fois par an), l’inventaire périodique (à intervalles réguliers, par ex. trimestriel), l’inventaire permanent (mise à jour continue en temps réel avec un logiciel), et l’inventaire tournant (comptage cyclique de sections de stock tout au long de l’année). Chaque méthode présente ses avantages, l’inventaire permanent offrant par exemple une vision instantanée des stocks en échange d’une organisation plus technologique.

·      Étapes pour réaliser un inventaire : Un inventaire efficace se déroule en plusieurs étapes clés : préparation en amont (planifier le bon moment, mobiliser l’équipe), préparation des supports de comptage (fiches d’inventaire pré-remplies avec références), comptage physique rigoureux des articles (avec double comptage si possible pour fiabiliser), vérification de l’exhaustivité (s’assurer qu’aucune zone ou article n’est omis), régularisation des stocks dans le système de gestion en fonction des écarts constatés, puis valorisation comptable des stocks comptés (évaluation monétaire pour mise àjour des comptes).

·      Outils pour faciliter l’inventaire : Des solutions technologiques aident à gagner du temps et à fiabiliser les inventaires. L’utilisation d’un logiciel de gestion de stock permet un suivi en temps réel des entrées/sorties et réduit les erreurs humaines. Par exemple, la solution HeronTrack offre une digitalisation complète de la gestion des stocks et outillages : localisation instantanée des équipements, enregistrement automatique de chaque mouvement (via QR codes, capteurs GPS, scans mobiles), alertes de maintenance, etc., ce qui fiabilise les données et simplifie le processus. Dans le secteur de l’outillage et des équipements de chantier, ces outils IoT permettent même un inventaire permanent automatisé des outils – chaque outil équipé d’un capteur étant détecté en temps réel par des gateways sans intervention manuelle.

Qu’est-ce qu’un inventaire de stock ?

Un inventaire de stock est l’opération par laquelle une entreprise dresse la liste détaillée de tous les produits, marchandises ou matériels qu’elle a en stock à un instant donné, et en évalue la valeur monétaire. Concrètement, il s’agit de compter physiquement chaque article dans les entrepôts, magasins ou chantiers, puis de comparer ces quantités réelles au stock théorique figurant dans le système de gestion ou la comptabilité. L’objectif est de vérifier s’il y a des écartsdus à des erreurs, des pertes, du vol ou des écoulements non tracés, et de mettre à jour les données en conséquence.

Du point de vue comptable et financier, l’inventaire permet de valoriser le stock final (au coût d’achat ou de production) afin d’établir les comptes annuels de l’entreprise. C’est une étape cruciale pour fiabiliser les états financiers, car la valeur du stock influe sur le calcul du résultat de l’exercice. Par ailleurs, au-delà de l’aspect purement financier, réaliser un inventaire régulier contribue à une bonne gestion opérationnelle : on identifie plus vite les manquants qui pourraient provoquer des ruptures de stock, on repère d’éventuels surstocks coûteux, et on assure une meilleure disponibilité des produits pour les clients. En ce sens, l’inventaire est un outil de pilotage qui améliore l’organisation des flux logistiques et la satisfaction client.

Inventaire physique vs. inventaire informatique : Traditionnellement, l’inventaire de stock se faisait manuellement (comptage et notation sur papier, parfois saisi ensuite dans Excel). De nos jours, il peut être grandement facilité par l’utilisation de scanners code-barres, de terminaux mobiles ou directement d’un logiciel dédié interfacé avec le système de gestion. Dans certains cas, on parle d’inventaire permanent lorsque le stock est mis à jour en continudans le logiciel après chaque mouvement. À l’inverse, un inventaire« classique » effectué ponctuellement est dit intermittent ou périodique. Nous détaillons ces types dans la section suivante.

Enfin, il faut noter que l’inventaire de stock n’est pas qu’une bonne pratique : c’est aussi une obligation légale pour les entreprises. Le Code de commerce français (art. L123-12) stipule que tout commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments d’actif et de passif de l’entreprise. En d’autres termes, un inventaire physique annuel est obligatoire, généralement à la date de clôture de l’exercice comptable. Certaines entreprises choisissent d’en faire plus fréquemment, mais la loi impose a minima un inventaire par an. Ne pas s’y plier expose à des irrégularités comptables et fiscales.

Les différents types d’inventaires de stock

La façon de réaliser l’inventaire peut varier selon la fréquence choisie et les méthodes employées. On distingue principalement quatre types d’inventaires :

• Inventaire annuel : C’est l’inventaire général effectué une fois par an, généralement à la fin de l’exercice fiscal. Il permet de satisfaire aux obligations légales et de repartir sur des bases saines chaque année. L’entreprise arrête ses opérations le temps du comptage exhaustif de tous les stocks. L’inconvénient est que ce comptage massif peut perturber l’activité (journée de fermeture, mobilisation du personnel), mais il fournit une photographie complète des stocks à une date donnée.
• Inventaire périodique : Il s’agit d’inventaires plus fréquents (par exemple trimestriels ou semestriels), réalisés en cours d’année. L’objectif est de vérifier et ajuster régulièrement les niveaux de stock sans attendre la fin d’année. Ces inventaires partiels réduisent l’ampleur des écarts en fin d’exercice et facilitent la gestion en évitant les surprises. Ils demandent toutefois du temps plusieurs fois par an et restent ponctuels (entre deux, le stock théorique peut s’éloigner de la réalité).
• Inventaire permanent (perpétuel) : C’est la méthode la plus avancée, où le stock est suivi en temps réel. Chaque entrée ou sortie de stock est enregistrée au fil de l’eau, de sorte que les données de stock sont continuellement à jour. L’inventaire permanent offre une visibilité instantanée sur les quantités disponibles et la     valeur du stock à n’importe quel moment, sans avoir besoin d’arrêter l’activité pour tout recompter. En pratique, il repose sur un système informatisé (logiciel ERP/gestion de stocks, éventuellement relié à des scanners ou des capteurs IoT) qui met à jour automatiquement les stocks après chaque mouvement. Ce type d’inventaire réduit fortement le risque d’écarts ou de rupture imprévue, mais nécessite un investissement technologique et une discipline rigoureuse dans la saisie des mouvements. (Pour en savoir plus sur l’inventaire permanent et ses avantages, voir notre article dédié sur l’inventaire permanent.)
• Inventaire tournant (cyclique) : Cette approche consiste à étaler le comptage du stock tout au long de l’année, par petites portions, plutôt que de tout compter en une fois. On définit un planning pour inventorier régulièrement des sections de stock (par exemple une famille de produits chaque semaine, ou un rayon chaque mois). Ainsi, en additionnant ces comptages tournants, l’ensemble du stock aura été vérifié sur la période sans avoir eu besoin d’arrêter complètement l’activité. L’inventaire tournant est souvent utilisé en complément d’un inventaire permanent ou entre deux inventaires annuels, pour garder un niveau de contrôle. Il permet de corriger en continu les écarts sur une portion du stock, tout en évitant la lourdeur d’un inventaire global. Cependant, il exige une organisation méthodique et un suivi pour s’assurer que toutes les zones/produits sont couverts sur la période définie.

Chaque type d’inventaire a son utilité. Les entreprises combinent parfois ces méthodes : par exemple un inventaire permanent informatisé toute l’année, renforcé par des inventaires tournants ciblés sur les produits critiques, et clôturé par un inventaire annuel à des fins comptables. L’important est d’adopter la démarche la plus adaptée à la taille de l’entreprise, à son activité et à ses risques (vols, périssables, etc.). Un dirigeant aura tout intérêt à évaluer le rapport coût/efficacité de chaque méthode : un dirigeant peut apprécier qu’un inventaire permanent offre des données fiables en continu pour la prise de décision, tandis qu’un inventaire annuel seul peut être insuffisant pour piloter les opérations courantes.

Les étapes clés pour réaliser un inventaire de stock

Réaliser un inventaire de stock efficace nécessite méthode et préparation. Voici les étapes principales à suivre pour mener à bien cette opération dans les règles de l’art :

1. Préparer et planifier l’inventaire en amont : La première étape est organisationnelle.Il faut choisir le moment opportun pour réaliser l’inventaire, de manière à minimiser l’impact sur l’activité. Il n’est pas rare de voir un magasin ou un dépôt fermer temporairement « pour inventaire ». Idéalement, planifiez-le pendant une période creuse (par exemple, en soirée, enfin de semaine ou sur une journée non ouvrée) pour éviter que des mouvements de stock (ventes, livraisons) ne viennent perturber le comptage. Informez à l’avance les équipes et éventuellement les clients de cette interruption.Constituez l’équipe d’inventaire en mobilisant le personnel nécessaire (magasiniers, responsables de stock, etc.), et veillez à ce que chacun connaisse son rôle le jour J. Une bonne préparation logistique (réservation de scanners ou bloc-notes, organisation du stock pour faciliter le comptage, etc.)améliorera la rapidité et la fiabilité du processus.

2. Préparer les fiches de comptage(supports d’inventaire) : Avant le jour de l’inventaire ,préparez les documents de comptage qui serviront à recueillir les données. Il peut s’agir de fiches d’inventaire papier ou de listings informatiques. Ces fiches doivent lister pour chaque article : son identifiant ou code (référence, code-barres…), son intitulé, et la quantité théorique en stock selon le système, avec un emplacement pour renseigner la quantité comptée. L’idéal est d’utiliser des fiches pré-remplies (par extraction du logiciel de stocks), cela évite d’écrire manuellement les références et accélère la saisie. Chaque fiche ou liste d’inventaire devrait être pré-numérotée et correspondre à une zone du stock ou un type de produit, pour s’assurer qu’aucune zone n’est oubliée. Enfin, munissez l’équipe de tous les outils nécessaires : stylos indélébiles (pas de crayon, pour éviter les fraudes ou effacements), étiquettes si besoin pour marquer les produits comptés, chariots ou escabeaux pour accéder aux étagères, etc. Une bonne préparation des supports rendra le comptage plus fluide et limitera les erreurs de transcription.

3. Compter physiquement les stocks : C’est le cœur de l’inventaire – le comptage manuel de chaque article. Répartissez les zones de stockage entre les équipes désignées et commencez le comptage de façon méthodique. On procède généralement étagère par étagère, référence par référence, en inscrivant pour chacune la quantité dénombrée sur la fiche ou en la saisissant sur un terminal mobile. Il est recommandé d’effectuer deux comptages indépendants par deux personnes différentes et de comparer les résultats pour chaque article. Ce double comptage permet de repérer immédiatement d’éventuelles divergences (un produit oublié ou compté deux fois) et d’assurer la fiabilité des données. En cas d’écart entre les deux comptages, une vérification supplémentaire est faite sur l’article concerné. Pendant toute la durée de l’inventaire, aucun mouvement de stock ne doit avoir lieu : suspendre les opérations de vente ou de sortie de marchandises afin que le stock reste figé. Une fois le comptage terminé pour une zone, faites signer ou valider les fiches par un responsable de l’inventaire, ce qui officialise les chiffres relevés et évite toute modification ultérieure non contrôlée. Cette étape de comptage demande rigueur, concentration et honnêteté de la part des participants, car la qualité de tout l’inventaire en dépend.

4. Vérifier l’exhaustivité de l’inventaire : Après le comptage, il est crucial de s’assurer que tous les stocks ont bien été pris en compte. L’inventaire doit satisfaire au principe d’exhaustivité, c’est-à-dire qu’aucune marchandise ne doit être laissée de côté. Pour cela, passez en revue les zones de stockage et les listes : avez-vous couvert tous les emplacements(réserve, entrepôt, magasin, véhicules utilitaires dans le cas d’équipes mobiles, etc.) ? N’oubliez pas les produits stockés temporairement hors des emplacements habituels (par exemple du stock mis de côté dans un bureau, du matériel prêté sur un chantier, etc.). Assurez-vous aussi que chaque fiche d’inventaire a été retournée et qu’aucune catégorie d’article n’a été omise. Si votre stock comporte des consommables, des outillages, des pièces détachées, vérifiez que l’inventaire les a bien inclus ou qu’un inventaire séparé a été fait pour ces éléments si nécessaire. Cette étape de vérification garantit qu’on ne tire pas de conclusions erronées à cause d’un oublí de comptage sur une portion du stock.

5. Régulariser les stocks dans le système de gestion : Une fois que vous disposez des quantités réelles comptées pour chaque article, il faut mettre à jour votre stock théorique en conséquence. Autrement dit, on va ajuster dans le logiciel de gestion des stocks (ou dans la base de données/les fiches de stock) les quantités pour qu’elles reflètent la réalité constatée. Cette opération de régularisation consiste généralement à enregistrer un « mouvement d’inventaire » :pour chaque référence, on compare le stock compté au stock indiqué avant inventaire, puis on passe une écriture de sortie ou d’entrée de stock pour corriger l’écart. Par exemple, si le système attendait 50 unités d’un produit et que 48 ont été comptées, on sort 2 unités du stock (qui correspondent à une perte ou une erreur passée). Inversement, si 52 ont été trouvées pour 50 attendues, on entre 2 unités (stock réel supérieur, erreur de saisie ou de livraison antérieure). Cette mise à jour des stocks au réel peut se faire manuellement (via un tableur de régularisation importé ensuite dans le logiciel) ou de façon assistée si votre logiciel d’inventaire intègre une fonction d’ajustement automatique. L’important est de conserver une traçabilité de ces ajustements (justificatifs d’inventaire, etc.), tant pour l’analyse interne que pour l’audit comptable. Après régularisation, votre système est àjour avec les bonnes quantités.

6. Valoriser le stock et analyser les écarts : La dernière étape est d’ordre comptable et analytique. Il s’agit de valoriser le stock final après inventaire, c’est-à-dire de calculer la valeur monétaire de chaque catégorie de stock et du stock total, en vue de l’enregistrement dans la comptabilité. Cette valorisation suit des méthodes précises (coût unitaire moyen pondéré, FIFO/PEPS, etc., selon les normes comptables) que votre service comptable appliquera. En parallèle, analysez les écarts significatifs mis en évidence par l’inventaire : y a-t-il des différences notables pour certains articles entre le stock théorique et le stock réel ? Si oui, identifiez les causes possibles (vol, casse, erreur de saisie, oubli de sortie, etc.). Comprendre ces écarts permet de mettre en place des actions correctives (mieux sécuriser certaines marchandises, améliorer la procédure de suivi des sorties, former le personnel à la gestion de stock, etc.). Présentez éventuellement un rapport d’inventaire à la direction, avec le taux d’écart global, les pertes évaluées et les recommandations. Pour un cadre dirigeant, ces informations sont stratégiques : elles révèlent la fiabilité du système de contrôle interne et peuvent conduire à des décisions (désinvestir des stocks dormants, investir dans un meilleur outil de suivi, changer de prestataire logistique, etc.). En valorisant et en analysant vos stocks, vous fermez la boucle de l’inventaire en transformant ce constat en actions concrètes d’amélioration.

En suivant ces étapes avec sérieux, votre inventaire de stock sera réalisé de manière complète et conforme. C’est un processus lourd mais indispensable à la bonne gestion de l’entreprise. N’hésitez pas à formaliser une procédure d’inventaire interne, surtout si vos opérations se multiplient (plusieurs dépôts, équipes terrain, etc.), afin de reproduire à l’identique ces bonnes pratiques à chaque itération.

Quels outils peuvent aider à réaliser un inventaire de stock plus efficace ?

La conduite manuelle d’un inventaire –avec du papier, des tableaux Excel, et une saisie humaine – peut vite se révéler fastidieuse et source d’erreurs. Heureusement, il existe aujourd’hui des outils technologiques qui facilitent grandement la gestion des stocks et fiabilisent l’inventaire. Pour des dirigeants cherchant à optimiser ce processus, l’investissement dans de tels outils peut offrir un excellent retour sur investissement en temps gagné, en précision et en visibilité.

Logiciels de gestion d’inventaire et codes-barres : La base de la digitalisation de l’inventaire repose sur un logiciel de gestion de stock performant, souvent intégré à l’ERP ou au système comptable. Ce logiciel permet d’enregistrer et de suivre chaque mouvement (entrée, sortie, transfert) de façon centralisée. Couplé à des terminaux de scanning code-barres ou QR-codes, il accélère le comptage et évite les erreurs de ressaisie. De plus, un bon logiciel peut générer automatiquement les documents d’inventaire, calculer les valorisations, et même signaler les écarts importants. Ainsi, pour un inventaire permanent, il est quasiment indispensable d’avoir une solution informatique calculant en continu les entrées/sorties, sans quoi la mise à jour manuelle serait trop lourde. De nombreuses entreprises investissent dans des lecteurs code-barres sans fil, des étiquettes RFID ou des capteurs pour suivre leurs stocks en temps réel. Par exemple, la grande distribution utilise des scanners mobiles pour réaliser des inventaires tournants quotidiens sur certains rayons, ce qui assure une mise à jour en quasi temps réel du stock en rayon. De même, dans l’industrie, les systèmes de gestion des entrepôts (WMS) combinés à des terminaux RF rendent le processus d’inventaire beaucoup plus fluide qu’avec du papier.

Solutions de traçabilité IoT pour les équipements et outillages : Dans certains secteurs, le « stock » ne se limite pas à des produits en rayon. Pour les entreprises gérant un parc d’outils, de machines ou d’équipements mobiles, l’inventaire concerne le matériel réparti sur le terrain (chantiers, véhicules, sites multiples). Ici, les nouvelles technologies IoT (Internet of Things) apportent une aide précieuse. Par exemple, équiper chaque outil d’un capteur Bluetooth ou GPS permet de le localiser et de suivre ses mouvements automatiquement. La solution HeronTrack fait partie des offres innovantes dans ce domaine : elle combine des capteurs intelligents fixés sur les outils et une application cloud de gestion. Ainsi, les outils sont détectés automatiquement lorsqu’ils entrent ou sortent du dépôt grâce à des gateways fixes, et ces informations sont transmises en temps réel sur la plateforme en ligne. Le magasinier n’a plus besoin de pointer manuellement les entrées/sorties ; à tout moment, il voit où se trouvent les outils, qui les utilise, et dans quel état ils sont. Un tel système permet de maintenir un inventaire d’outillage précis età jour sans effort, même avec des équipes mobiles sur différents chantiers. (Découvrez comment il est possible de disposer en permanence d’un inventaire précis de l’outillage dans notre article dédié.)

Automatisation et avantages pour l’entreprise : En s’équipant d’un outil adapté, une entreprise peut transformer la corvée de l’inventaire en un processus continu et automatisé. Par exemple, HeronTrack propose un logiciel de suivi et d’inventaire complet qui automatise le travail de fond : chaque mouvement de stock ou d’outil est enregistré en temps réel (par scan mobile, balise, QR code…), les données se mettent à jour automatiquement, et des alertes peuvent être programmées pour les contrôles ou maintenances. L’entreprise bénéficie ainsi d’une visibilité instantanée sur l’état de ses stocks et équipements, sans avoir à mobiliser une équipe pour tout recompter manuellement en permanence. De plus, la digitalisation réduit drastiquement les erreurs humaines de saisie ou d’oubli, améliorant la fiabilité des données inventoriées. Du point de vue d’un dirigeant, ces solutions offrent aussi des indicateurs en temps réel utiles au pilotage (taux de rotation des stocks, taux d’utilisation des outils, valorisation instantanée du stock, etc.), ce qui aide à prendre des décisions éclairées (approvisionner au bon moment, éviter les achats inutiles d’outillage déjà disponible, planifier les investissements). Enfin, qui dit inventaire automatisé dit aussi gain de temps : les équipes peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée que le comptage manuel fastidieux. Le retour d’expérience du secteur de la construction montre par exemple que l’usage d’une solution IoT de gestion d’outillage comme HeronTrack peut générer plus de 40 % d’économies sur les coûts liés aux pertes, vols et non-utilisation optimisée des outils.

En résumé, digitaliser son inventaire de stock à l’aide d’outils modernes est un choix stratégique pour fiabiliser la gestion et gagner en efficience. Que ce soit via un logiciel de gestion de stock classique ou une solution spécialisée pour les actifs de terrain, les bénéfices se feront sentir sur la précision des stocks, la réactivité (stocks toujours à jour, visibles par tous les services), la réduction des coûts (moins de surstocks, moins d’achats redondants, moins de pertes) et la sérénité lors des contrôles annuels. Pour un dirigeant, investir dansces technologies, c’est s’assurer que l’entreprise dispose à tout moment d’une information fiable sur l’un de ses postes les plus critiques : le stock. Dans un contexte où chaque euro immobilisé en stock doit être justifié et chaque outillage doit être opérationnel sur le terrain, un inventaire bien tenu – et mieux, automatisé – devient un véritable levier de performance pour l’entreprise.

Consultez la page produit HeronTrack pour en savoir plus sur les solutions de gestion d’outillage connectée et d’inventaire automatisé.

Source: Inventaire de stocks : définition et étapes

Source: C'est quoi un inventaire des stocks ? - Fiches Pratiques Chefdentreprise.com

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