Een storing komt nooit op het juiste moment. Op een bouwplaats, in een werkplaats of binnen een machinepark dat over meerdere locaties is verspreid, kan het onverwachte stilvallen van een machine een heel team vertragen. Naast de reparatiekosten komen er dan nog verborgen kosten bij: onproductieve uren, vertragingen, boetes, het spoedhuren van materieel of de aankoop van een gereedschap dat elders al beschikbaar is.
Een filter dat niet is vervangen, een oliepeil dat niet is gecontroleerd of een vergeten controle kan al voldoende zijn om een machine buiten gebruik te stellen. De situatie wordt nog ingewikkelder wanneer de apparatuur door meerdere gebruikers wordt gedeeld: een verantwoordelijke kan wel weten dat een hoogwerker moet worden geïnspecteerd, maar niet weten op welke bouwplaats deze zich op dat moment bevindt of wie hem gebruikt.
De economische gevolgen zijn aanzienlijk. In zijn rapport *The True Cost of Downtime 2024* schat Siemens dat ongeplande stilstanden goed zijn voor 11 % van de omzet van de 500 grootste bedrijven ter wereld. Natuurlijk lijden niet alle organisaties verliezen van deze omvang, maar de logica blijft hetzelfde voor een kmo: het is beter om een uur te besteden aan gepland onderhoud dan een hele dag te verliezen aan het oplossen van een storing.
Een plan voor preventief onderhoud maakt het juist mogelijk om over te stappen van een geïmproviseerd beheer naar een gestructureerde organisatie. Het legt vast welke apparatuur moet worden gecontroleerd, welke taken moeten worden uitgevoerd, hoe vaak dat moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is en welke bewijsstukken moeten worden bewaard. Voor een bedrijf dat op meerdere bouwplaatsen of locaties actief is, biedt het een gemeenschappelijk overzicht van het machinepark en voorkomt het dat informatie in een notitieboekje, een e-mailbox of het geheugen van één enkele medewerker blijft steken.
Wat is een plan voor preventief onderhoud?
Een preventief onderhoudsplan is een document of een gestructureerd systeem waarmee onderhoudswerkzaamheden worden gepland voordat er een storing optreedt. Het kan betrekking hebben op industriële machines, bouwmachines, elektrisch gereedschap, voertuigen, stroomaggregaten, compressoren, ladders of veiligheidsuitrusting.
Voor elk apparaat worden in het plan de controles, de frequentie, de verantwoordelijke, de benodigde middelen en de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden geregistreerd, gespecificeerd. Sommige handelingen zijn eenvoudig; voor andere is een gekwalificeerde technicus, een externe instantie of het tijdelijk buiten gebruik stellen van de apparatuur vereist.
Preventief onderhoud onderscheidt zich in de eerste plaats van correctief onderhoud. Bij correctief onderhoud wordt pas ingegrepen nadat er een storing is opgetreden: een machine valt uit en het bedrijf repareert deze vervolgens. De correctieve aanpak blijft noodzakelijk voor onvoorziene incidenten, maar zou niet de enige manier moeten zijn om belangrijke apparatuur te beheren.
Het verschilt ook van preventief onderhoud. Dit laatste is gebaseerd op gegevens zoals trillingen, temperatuur, druk of bedrijfsuren om de eerste tekenen van een storing op te sporen. Preventief onderhoud volgt daarentegen een vast schema, een bepaald aantal bedrijfsuren of een vastgestelde cyclus. Beide benaderingen kunnen elkaar aanvullen: er wordt om de zes maanden een onderhoudsbeurt gepland, terwijl bepaalde gegevens het mogelijk maken om eerder in te grijpen als de werkelijke toestand van de machine dat vereist.
Het doel is dus niet om alle apparatuur zo vaak mogelijk te onderhouden. Het gaat erom de juiste handeling uit te voeren, op de juiste apparatuur en op het juiste moment, rekening houdend met de aanbevelingen van de fabrikant, het daadwerkelijke gebruik, de omgeving en het risiconiveau.
Waarom zou je een plan voor preventief onderhoud opstellen?
Een goed doordacht plan verbetert de beschikbaarheid van het machinepark, maar de voordelen ervan reiken verder dan alleen het voorkomen van storingen.
Onvoorziene storingen verminderen
Door regelmatige inspecties kunnen slijtage, lekkages, ongewone geluiden of loszittende onderdelen worden opgespoord voordat er een volledige storing optreedt. De reparatie kan dan worden ingepland op een moment dat minder hinder veroorzaakt, bijvoorbeeld tussen twee bouwprojecten in of tijdens een rustige periode.
Door hierop vooruit te lopen, kunnen de benodigde onderdelen, gereedschappen en technici worden geregeld. Zo voorkomt het bedrijf spoedbestellingen en lange stilstandtijden als gevolg van het wachten op een onderdeel.
De levensduur van de apparatuur verlengen
Goed onderhouden apparatuur blijft langer optimaal presteren. Door het schoonmaken, smeren, vervangen van verbruiksartikelen en het naleven van de instellingen wordt voortijdige slijtage beperkt. Bij dure apparatuur kunnen een paar extra gebruiksjaren een aanzienlijke besparing opleveren.
De reparatiekosten verlagen
Een kleine storing is doorgaans goedkoper te verhelpen dan een ernstige defect. Het vervangen van een versleten riem kost minder dan het herstellen van de schade die door het breken ervan is veroorzaakt. Preventief onderhoud beperkt ook de indirecte kosten: noodverhuur, extra verplaatsingen, overuren en productiviteitsverlies.
De veiligheid van de teams verbeteren
Defecte apparatuur kan een gevaar vormen voor de gebruiker en voor mensen in de buurt. Een beschadigde beschermkap, een versleten elektriciteitskabel, een defecte rem of een verzwakte ladder vormen niet alleen een risico op een storing.
Het plan moet veiligheidscontroles bevatten en een duidelijke procedure voor het geval er een afwijking wordt geconstateerd. De betreffende apparatuur moet kunnen worden gemeld, buiten gebruik worden gesteld en worden gerepareerd voordat deze opnieuw wordt gebruikt.
Voldoen aan de wettelijke verplichtingen in België en Frankrijk
In België bevat de Wet op het welzijn op het werk algemene en specifieke bepalingen met betrekking tot arbeidsmiddelen. Voor bepaalde apparaten gelden controles waarvan de frequentie of de inschakeling van een erkende externe dienst verplicht is. In Frankrijk moet de werkgever ervoor zorgen dat de arbeidsmiddelen aan de voorschriften blijven voldoen en de vereiste controles organiseren, met name voor bepaalde hijsapparaten en -toebehoren.
De verplichtingen variëren naargelang het type apparatuur, het gebruik ervan en de daarmee samenhangende risico’s. Een intern plan is geen vervanging voor een wettelijk voorgeschreven controle door een bevoegde instantie, maar helpt wel bij het bijhouden van deadlines en het bewaren van rapporten.
Voor bepaalde categorieën apparatuur gelden verplichte periodieke controles, waarvan de termijnen en rapporten nauwkeurig moeten worden bijgehouden.
Traceerbaarheid is essentieel: datum van de controle, identiteit van de controleur, opmerkingen, geconstateerde gebreken en genomen maatregelen. In geval van een audit, een ongeval of een verzoek van een klant moet het bedrijf kunnen aantonen dat de controles zijn uitgevoerd.
De onmisbare onderdelen van een goed plan voor preventief onderhoud
Een bruikbaar plan moet gedetailleerd genoeg zijn om de teams richting te geven, maar tegelijkertijd eenvoudig genoeg om daadwerkelijk te kunnen worden uitgevoerd. De volgende punten vormen een solide basis.
|
Element
|
Benodigde informatie
|
Voorbeeld
|
|
Identificatie
|
uniek nummer, categorie, merk, model en serienummer
|
COM-024-compressor
|
|
Locatie
|
Opslagplaats, voertuig, werkplaats of huidige bouwplaats
|
Bouwplaats Brussel-Centrum
|
|
Kriticiteitsniveau
|
Gevolgen van een storing voor de veiligheid, de bedrijfsvoering en de kosten
|
Hoge kriticiteit
|
|
Taken
|
Controles, reiniging, afstellingen en te vervangen onderdelen
|
Aftappen en controle van de slangen
|
|
Ontsteker
|
Datum, gebruiksuren, cycli of vastgestelde toestand
|
Om de 500 uur
|
|
Verantwoordelijke
|
Medewerker, technicus, leverancier of externe organisatie
|
Materiaalverantwoordelijke
|
| Bronnen |
Onderdelen, verbruiksartikelen, procedure en geschatte duur
|
Filter, olie
|
| Status |
in planning, gepland, in uitvoering, voltooid of geblokkeerd
|
Gepland op 15 september
|
| Bewijzen |
Verslag, foto, factuur, handtekening of certificaat
|
Ondertekend rapport en foto
|
| Volgende vervaldatum |
Datum of tellerstand vanaf wanneer er actie moet worden ondernomen
|
om 2500 uur
|
Het plan moet ook aangeven welke procedure moet worden gevolgd wanneer een defect wordt ontdekt. Het feit dat een ingreep als voltooid wordt beschouwd, betekent niet automatisch dat de apparatuur weer in gebruik kan worden genomen. Als er nog een kritieke storing bestaat, moet de status daarvan zichtbaar blijven en moet het gebruik ervan worden geblokkeerd.
Hoe stel je stap voor stap een plan voor preventief onderhoud op?
Bij het opstellen van een plan hoeft niet alles in één keer te worden veranderd. Een bedrijf kan beginnen met de duurste of meest cruciale apparatuur en het plan vervolgens geleidelijk uitbreiden.
1. Alle apparatuur inventariseren
De eerste stap bestaat uit het opstellen van een betrouwbare inventaris. Elk apparaat krijgt een uniek identificatienummer, vergezeld van relevante informatie: merk, model, serienummer, aankoopdatum, garantie, locatie en technische documentatie.
Uit deze inventarisatie komen vaak dubbele exemplaren, ongebruikte gereedschappen of materiaal naar voren waarvan niemand weet waar het zich bevindt. Zo kan een bedrijf ontdekken dat het een bepaald stuk gereedschap huurt, terwijl er in een ander magazijn een gelijkwaardig exemplaar ligt.
2. Prioriteit geven aan kritieke apparatuur
Niet alle bedrijfsmiddelen vereisen dezelfde mate van monitoring. Een storing aan een boormachine, die gemakkelijk kan worden vervangen, heeft niet dezelfde gevolgen als het uitvallen van een kraan, een centrale compressor of een generator die onmisbaar is voor de bouwplaats.
Om de kriticiteit te bepalen, moeten de gevolgen voor de veiligheid, de productie, de doorlooptijden, de kwaliteit en de kosten worden beoordeeld. Ook moet rekening worden gehouden met de reparatietijd en de beschikbaarheid van reserveapparatuur. Deze analyse helpt om de middelen in te zetten waar ze de meeste waarde opleveren.
3. Onderhoudstaken vaststellen
De taken moeten concreet en begrijpelijk zijn. Een instructie als ‘de machine controleren’ is te vaag. Het is beter om dit te specificeren: het oliepeil controleren, de slangen inspecteren, het filter reinigen, de noodstop testen en de meterstand noteren.
De aanbevelingen van de fabrikant vormen het uitgangspunt, dat moet worden aangevuld met de ervaring van de technici, de daadwerkelijke gebruiksomstandigheden en de wettelijke voorschriften. Een stoffige omgeving kan bijvoorbeeld een frequentere reiniging noodzakelijk maken.
4. De frequentie van de interventies vaststellen
Onderhoud kan worden gepland op basis van de verstreken tijd — wekelijks, per kwartaal of per jaar — of op basis van het gebruik: aantal uren, kilometers of cycli. Soms is een combinatie van beide nodig.
Laten we een heftruck als voorbeeld nemen: er kan voor elke dienst een visuele inspectie worden uitgevoerd, onderhoud na een bepaald aantal bedrijfsuren en een wettelijk voorgeschreven controle volgens de geldende termijn. De frequentie moet worden herzien als het aantal incidenten toeneemt of, omgekeerd, als herhaalde ingrepen geen meerwaarde opleveren.
5. Gegevens centraliseren
Technische fiches, rapporten, facturen, foto’s en opmerkingen moeten aan de betreffende apparatuur worden gekoppeld. Door deze centralisatie hoeft men niet meer in verschillende bestanden of bij een afwezige collega naar informatie te zoeken.
Dit is vooral belangrijk in een omgeving met meerdere vestigingen. Een manager op het hoofdkantoor moet de geschiedenis kunnen inzien van een apparaat dat van Luik naar Lille is verplaatst, zonder dat hij de opvolging helemaal opnieuw moet beginnen.
6. Herinneringen en opvolging automatiseren
Een deadline die in een tabel staat, heeft alleen zin als iemand die op het juiste moment bekijkt. Automatische herinneringen waarschuwen de verantwoordelijken vóór de geplande datum en kunnen een herinnering sturen wanneer een taak nog niet is voltooid.
Op een bouwplaats kan een QR-code op de apparatuur toegang geven tot de bijbehorende gegevensfiche. De gebruiker meldt een afwijking, voegt een foto toe of bevestigt een controle via zijn telefoon. De informatie wordt dan onmiddellijk doorgegeven, zonder dat er hoeft te worden gewacht tot een papieren formulier terugkomt bij het magazijn.
7. De resultaten meten
Een plan moet op basis van gegevens worden bijgesteld. Om te beginnen volstaan enkele eenvoudige indicatoren: aantal storingen, stilstandtijd, onderhoudskosten, percentage tijdig uitgevoerde interventies en percentage beschikbare apparatuur.
Stel dat een park van twintig stroomaggregaten in zes maanden tijd twaalf storingen heeft gehad. Na de invoering van controles op vloeistofniveaus, filters en accu’s daalt dit aantal in de daaropvolgende periode tot vijf. Het bedrijf beschikt nu over een concreet resultaat, maar moet ook de vijf resterende incidenten onderzoeken om het plan te verbeteren.
Concreet voorbeeld van een plan voor preventief onderhoud
Laten we eens kijken naar een bedrijf dat op zijn bouwplaatsen meerdere mobiele compressoren gebruikt. Elk apparaat krijgt een identificatienummer en een QR-code. Voor gebruik voert de operator een visuele controle uit: de staat van de slangen, het oliepeil, eventuele lekken en de veiligheidsvoorzieningen. Er wordt een waarschuwing ingesteld om de 250 uur voor het reinigen van het filter en om de 500 uur voor het door de fabrikant voorgeschreven technische onderhoud.
Zodra de teller 450 uur bereikt, ontvangt de verantwoordelijke een melding. Hij ziet dat de compressor zich op een bouwplaats in Namen bevindt en plant de tijdelijke vervanging ervan twee dagen later in. De technicus zorgt ervoor dat het benodigde filter en de benodigde olie van tevoren beschikbaar zijn. Na de interventie registreert hij de uitgevoerde werkzaamheden, voegt hij een foto van de teller toe en stelt hij de volgende onderhoudstermijn in.
Als de operator ondertussen een lek constateert, scant hij de QR-code, selecteert hij ‘kritieke storing’ en voegt hij een foto toe. De compressor krijgt de status ‘niet beschikbaar’. De andere teams zien meteen dat hij niet kan worden gereserveerd. Dit proces vermindert het risico op gevaarlijk gebruik en voorkomt dat defecte apparatuur zomaar naar een andere bouwplaats wordt verplaatst.
Veelvoorkomende fouten die je in een plan voor preventief onderhoud moet vermijden
De eerste fout is dat het beheer over meerdere Excel-bestanden wordt verspreid. Eén tabel kan volstaan voor een klein, stabiel machinepark, maar wordt kwetsbaar wanneer meerdere mensen het bewerken of wanneer de apparatuur van de ene naar de andere locatie wordt verplaatst. Er ontstaan steeds meer versies, de gegevens lopen niet meer synchroon en het opvolgen van taken is afhankelijk van handmatige controle.
Het ontbreken van een historisch overzicht vormt een ander probleem. Als alleen de volgende datum wordt bijgehouden, wordt het onmogelijk om terugkerende storingen te begrijpen, de kosten bij te houden of te controleren of een controle daadwerkelijk is uitgevoerd.
Een onjuiste onderhoudsfrequentie kan er ook toe leiden dat het plan niet effectief is. Te grote tussenpozen tussen onderhoudsbeurten verhogen het risico op storingen. Overmatig onderhoud zorgt ervoor dat de apparatuur onnodig stil komt te liggen en dat nog bruikbare onderdelen worden versleten. De onderhoudsfrequenties moeten worden aangepast aan de aanbevelingen, de omstandigheden ter plaatse en de waargenomen resultaten.
Ook moet worden vermeden dat intern onderhoud en wettelijk voorgeschreven controles door elkaar worden gehaald. Een controle door een exploitant is geen vervanging voor de verplichte inspectie door een externe instantie wanneer deze vereist is. Beide soorten ingrepen moeten duidelijk van elkaar worden onderscheiden.
Ten slotte kan een bedrijf niet spreken van preventie als het pas in actie komt nadat er storingen zijn opgetreden. Vaak wordt een gebrek aan tijd aangevoerd om onderhoudswerkzaamheden uit te stellen, maar elk uitstel vergroot de kans op een langere stilstand. Het management moet daarom speciale tijdvakken, verantwoordelijkheden en een specifiek budget hiervoor reserveren.
Waarom zou je software gebruiken om preventief onderhoud te beheren?
Onderhoudssoftware of een CMMS centraliseert de apparatuur, taken, deadlines en de geschiedenis. In tegenstelling tot een op zichzelf staande agenda koppelt het elke interventie aan de betreffende apparatuur en biedt het een actueel overzicht aan de bevoegde teams.
De verantwoordelijken ontvangen meldingen voordat een deadline verstrijkt, achterstallige werkzaamheden blijven zichtbaar en de volgende datum kan worden berekend zodra een taak is afgerond. De technici registreren hun werkzaamheden ter plaatse.
QR-codes maken dit proces nog eenvoudiger. Eén scan volstaat om de apparatuur te identificeren, de status ervan te bekijken of een storing te melden. Deze methode beperkt invoerfouten, vooral wanneer meerdere identieke machines tussen verschillende locaties worden verplaatst.
De software vergemakkelijkt ook het beheer van meerdere locaties. De verantwoordelijke filtert de apparatuur per bouwplaats en controleert de geplande werkzaamheden. De geschiedenis blijft aan het bedrijfsmiddel gekoppeld wanneer dit van locatie verandert.
Een volledig CMMS is echter niet altijd nodig. De keuze hangt af van de omvang van het machinepark, de complexiteit van de werkzaamheden en de behoeften van het bedrijf. Voor organisaties die vooral willen weten waar het gereedschap zich bevindt en tegelijkertijd hun inspecties en onderhoudswerkzaamheden willen structureren, kan een oplossing die materiaalbeheer en onderhoudsmeldingen combineert, eenvoudiger te implementeren zijn.
Hoe HeronTrack preventief onderhoud aan apparatuur vergemakkelijkt
HeronTrack combineert het beheer van materieel met de locatiebepaling ervan. Deze aanpak biedt een oplossing voor een heel concreet probleem: het is onmogelijk om het onderhoud van een machine efficiënt te organiseren als men niet weet op welke bouwplaats deze zich bevindt.
Het platform biedt een overzicht van de inventaris en de laatst bekende locatie van de apparatuur. Dankzij GPS/LTE- of Bluetooth-technologieën, afhankelijk van het type apparatuur, beschikken de verantwoordelijken over een actueel overzicht van hun machinepark. Ze kunnen een machine terugvinden, de locatie ervan bepalen en de stilstand voor onderhoud beter organiseren.
Automatische meldingen helpen bij het bijhouden van onderhouds- en inspectietermijnen. In de geschiedenis worden de uitgevoerde werkzaamheden, rapporten en informatie die nuttig is voor de traceerbaarheid bewaard. Zo kunnen de teams controleren wat er is gedaan voordat een apparaat weer in gebruik wordt genomen of naar een andere bouwplaats wordt overgebracht.
Door het bijhouden van de gebruiksuren kan ook worden afgeweken van een standaardonderhoudsschema dat voor alle machines hetzelfde is. Apparatuur die intensief wordt gebruikt, kan sneller de onderhoudsdrempel bereiken dan een model dat weinig wordt gebruikt. Door bepaalde onderhoudswerkzaamheden af te stemmen op het daadwerkelijke gebruik, voorkomt het bedrijf zowel vertragingen als voortijdig onderhoud.
HeronTrack is geen vervanging voor de expertise van een technicus of voor de controles die door de regelgeving worden opgelegd. De oplossing biedt veeleer een kader voor het inventariseren, lokaliseren, plannen, melden en documenteren. Zo helpt het managers om een reeks versnipperde acties om te zetten in een gestructureerd proces.
Ga naar de pagina over de HeronTrack-software voor het volgen van apparatuur om meer te weten te komen over de functies voor locatiebepaling, waarschuwingen en wagenparkbeheer.
